Las cuatro "D" de la productividad con el correo electrónico

Microsoft para mi fue una gran escuela, pase por ahí como Intern desde el año 2005 al 2007, fue la experiencia que definió mi carrera profesional, durante este periodo conocí a dos personas que me enseñaron mucho, uno de ellos es Diego Perez a quien les agradezco por haberme aguantado. De Diego aprendí mucho sobre como funcionaba la empresa y sobre productividad, yo no se si él era productivo o no realmente (jajaja) pero una de las cosas que me enseño y aplico desde hace casi doce años son las cuatro D de productividad al usar el correo electrónico.

Literalmente, mi bandeja de entrada, tiene cero mensajes sin leer, esto es gracias a algunos conceptos básicos que me permitieron realmente ser más productivo con mi correo electrónico y veloz a la hora de tomar decisiones.

Cuando me refiero a las cuatro D lo hago pensando en la primer letra de determinadas acciones las cuales son:

Do It Now!

Hazlo ahora, si en tu bandeja llega una tarea, un pedido de reunión o información o cualquier cosa que puedas ejecutar de inmediatamente hazlo, no lo dejes para más adelante, definitivamente darás buena impresión y te ayudará a mantenerte organizado.

Defer

Si te llega algo que no puedes realizar en ese momento porque dependes de algún dato o porque tienes prioridad en otras tareas, difiere ese correo para leerlo o accionar sobre el mismo más adelante. Es importante, si, es urgente, no, entonces difierelo.

Delegate

Llega algo que no es para ti o tu no eres el responsable de contestar, no pierdas tiempo siendo de nexo entre quien escribe y quien responde, delega rapidamente ese correo electrónico para que desaparezca de tu bandeja de entrada. ¿Tienes gente a cargo? es una tarea que no necesita que te involucres, delega. Lo mismo si es al reves.

Delete

El reply to all es la acción de correo electrónico peor usada, no importa si usas Outlook, Lotus Notes o Zimbra, es veneno y lo único que hace es pudrir nuestra bandeja, si algo te llega, incluso SPAM y no requiere de alguna acción de nuestra parte borra el mensaje, no solo te quedará limpia sino que bajarás el espacio ocupado de tu buzón.

En definitiva…

Las cuatro D al día de hoy y de manera inconsciente, porque ya lo tengo súper incorporado, me ayudan a ser un poco más productivo. ¿vos, tenés algún método que te ayude a lidiar con el correo electrónico?

Buena semana para todos 🙂